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Ablauf Kartenbestellung und Beladung im Firmenkunden-Portal.

  1. Sie öffnen das Firmenkunden-Portal unter folgendem Link: https://mein-sodexo.de
  2. Für die Kartenbestellung müssen Sie zunächst das hinterlegte Excel-Formular herunterladen, ausfüllen und über das Portal an uns versenden – wahlweise können Sie das Formular auch online ausfüllen. Sie können an dieser Stelle auch die E-Mailadressen Ihrer Mitarbeiter angeben, beachten Sie jedoch, dass jede E-Mailadresse nur einmal im System existieren darf. Bitte beachten Sie, sobald die E-Mailadresse eines Verwenders im System hinterlegt ist, wird an diese E-Mail eine Information zur Registrierung und Kartenbeladung gesendet.
  3. Ihre Karten werden produziert und an die hinterlegte Firmenadresse versendet.
  4. Die Lieferzeit Ihrer Bestellung kann bis zu 15 Arbeitstagen betragen. Die zugehörigen PINs erhalten Sie ca. 2-3 Tage nach Erhalt der Karten.
  5. Sobald die Karten bei Ihnen eingetroffen sind, bestätigen Sie bitte den Empfang, in dem Sie die Karten über das Portal online aktivieren. Dies ist frühestens 8 Tage nach Ihrer Bestellung möglich.
  6. Am Folgetag der Aktivierung können Sie die Beladungsdatei Ihrer Karten im Portal herunterladen, ausfüllen, wieder ins Portal hochladen und an uns weiterleiten.
  7. Sie erhalten im Anschluss eine Bestätigungsmail für Ihre Bestellung/Beladung.
  8. Nach Erfassung und Übersendung der Beladungsdatei erhalten Sie eine Beladungsrechnung. Überweisen Sie diese bitte per Vorkasse oder falls hinterlegt, führen wir den Einzug des gewünschten Beladebetrages per SEPA-Lastschrift
  9. Nach Ausgleich der Vorkassenrechnung / bzw. Einzug des Beladungsbetrages werden die Karten von uns gemäß Ihrer Beladungsdatei beladen.
  10. Sofern Sie uns in der Bestelldatei eine E-Mailadresse Ihrer Mitarbeiter genannt haben, erhält jeder Karteninhaber eine E-Mail, sobald die Karten beladen wurden.
  11. Alle weiteren Informationen zum Bestell- und Beladungsvorgang finden Sie in unserem Firmenkunden-Portal. 

Wo finde ich aktuelle Akzeptanzpartner?

Die aktuellen Akzeptanzpartner können Sie über https://consumers.pluxee.de/ abrufen, oder einfach die Pluxee App herunterladen.

Anforderung einer Rechnungskopie

Eine Rechnungskopie können Sie in Ihrem Sodexo Kundenportal unter www.mein-sodexo.de abrufen.

Wie richte ich einen Dauerauftrag ein?

Daueraufträge können Sie ganz einfach online in dem eSPI Bestellsystem anlegen. Nach dem Login auf:

Folgen Sie bitte diesem Pfad:

→Dauerauftrag→

→Produkt wählen und Tabelle ausfüllen→ weiter zu Schritt 2→

→Texte für Deckblatt/ Schecktexte hinterlegen→ Daten prüfen und ggfs. speichern

Der Aktivierungs- bzw. Registrierungslink funktioniert nicht mehr?

Bitte beachten Sie, dass der Aktivierungs- bzw. Registrierungslink nur einige Tage aktiv ist. Bitte wenden Sie sich an den Kundenservice über unser Kontaktformular. Wir helfen Ihnen gerne weiter. 

Einlösefrist Restaurant Gutscheine

Sie finden mittig auf Ihrem Restaurant Gutschein bis wann der jeweiligen Gutschein gültig ist. An diesen Zeitraum ist die Einlösung der Gutscheine gemäß den gesetzlichen Vorgaben gebunden. Eine spätere Einlösung der Gutscheine ist gemäß den gesetzlichen Bestimmungen nicht erlaubt.

Fehlermeldungen bei Standardbestellungen

Bitte prüfen Sie, ob die angezeigten Felder (Menge, Gutscheinwert etc.) korrekt ausgefüllt sind.

Fehlermeldung bei personalisierten Bestellungen (Excel-Tabelle):

Bitte auch hier die folgenden Punkte prüfen:

  • Ist Ihre Kunden-Nr. richtig erfasst?
  • Sind Ihre Scheckmengen und Scheckwerte korrekt?

Bei Problemen können Sie sich gerne per E-Mail unter auftrag@sodexo.com bei Standardbestellungen an Sodexo Pass wenden (Bestelldatei bitte beifügen).

Gesetzliche Änderungen zum Sachbezug ab 2022.

Gutscheinkarten als Sachbezug

Vom 1. Januar 2022 an müssen Gutscheinkarten auch Kriterien erfüllen, die das Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG) vorgibt. Dies hat das BMF-Schreiben im April 2021 klargestellt. Als Sachbezug gelten demnach Gutscheinkarten, die ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen.

Regionales Akzeptanzpartnernetzwerk

Der Sachbezug ist gesetzlich klarer geregelt. Das Akzeptanzparternetzwerk wird ab 2022 regional. Künftig zählt der Benefits Card von Sodexo zur Kategorie „begrenztes Netzwerk“. Dies bedeutet, dass die Karte ausschließlich in einem regionalen Akzeptanzpartnernetzwerk genutzt werden darf.

Damit bleibt der Sachbezug innerhalb der Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro pro Monat und Mitarbeiter für Arbeitnehmer und Arbeitgeber steuerfrei. Sodexo Kunden profitieren auch nach der Umstellung vom größten Akzeptanzpartner Netzwerk.

Wie erfolgt die Umstellung auf ein regionales Netzwerk

Zum 1. Januar 2022 ordnet Sodexo den Benefits Card Ihrer Mitarbeiter automatisch einer optimalen Einkaufsregion zu. Dort ist der Benefits Card bei unseren regionalen Akzeptanzpartnern einsetzbar. Die automatische Voreinstellung der Region kann von Ihren Mitarbeitern einmalig selbst angepasst und ihrem Einkaufsverhalten entsprechend optimiert werden.

Der Benefits Card ist ohne Unterbrechung nutzbar, dass Guthaben auf der Karte bleibt nach der Umstellung selbstverständlich erhalten. Ein Austausch des Benefits Card ist nicht notwendig. 

Gibt es eine Mobile App für den Benefits Card?

Unsere Pluxee App finden Sie für iOS und Android im jeweiligen App-Store.

Suchen Sie dort ganz einfach nach „Pluxee“ laden Sie die App herunter, wählen Sie Deutschland aus und loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten ein, die Sie zuvor auf https://consumers.pluxee.de/ definiert haben. Bitte beachten Sie: Um die App nutzen zu können, müssen Sie sich zuvor auf https://consumers.pluxee.de/ registriert haben. 

Gibt es ein Onlineportal für Benefits Card Karteninhaber?

Nach Erhalt der Benefits Card kann sich jeder Karteninhaber mit seiner Karte auf https://consumers.pluxee.de/ registrieren. Hier besteht die Möglichkeit, Akzeptanzpartner in seiner Region zu suchen, das aktuelle Kartenguthaben abzufragen und bereits getätigte Transaktionen einzusehen. 

Gültigkeit der Restaurant Gutscheine?

Sie finden mittig auf Ihrem Restaurant Gutschein bis wann der jeweiligen Gutschein gültig ist. An diesen Zeitraum ist die Einlösung der Gutscheine gemäß den gesetzlichen Vorgaben gebunden.

Gutschrift bzw. Rückgabe der Restaurant Gutscheine

Eine Rückgabe der Restaurant Gutscheine ist bis zum 30.06. des Folgejahres und nur über den Arbeitgeber möglich. Bitte beachten Sie, dass bei einer Rückgabe nicht der volle Scheckwert erstattet werden kann. Ebenso ist ein Umtausch 1:1 leider nicht möglich.

Eine Rückgabe der Restaurant Gutscheine ist stets mit zusätzlichem Aufwand verbunden und wird deshalb gesondert in Rechnung gestellt.

Ich habe Fragen zur Rechnung/Gutschrift.

Bitte wenden Sie sich per E-Mail an auftrag-ffm@sodexo.com mit Angabe der Rechnungs- oder Gutschriftsnummer.

Ihre Lieferung Restaurant Gutscheine ist nicht angekommen?

Bitte kontaktieren Sie uns mit Angabe Ihrer Kunden-Nr. / Auftragsnummer über das Kontaktformular im Bestellsystem eSPI.
https://espi.sodexo-de.com

Was ist die Pluxee Benefits Card und wo kann ich diese einsetzen?

Die Benefits Card ist eine wiederaufladbare Prepaidkarte, die von Ihrem Arbeitgeber mit Guthaben beladen werden kann.

Mit Ihrer Benefits Card können Sie Ihr Guthaben bei allen Pluxee Akzeptanzstellen in Ihrer Region einlösen. Hierzu zählen etwa Einzelhändler, Tankstellen, Supermärkte u.v.m. Eine Übersicht der entsprechenden Akzeptanzstellen für Ihren Pluxee Lösungen unter https://consumers.pluxee.de finden, oder in der Pluxee App. 

Was ist, wenn ich meine PIN vergessen habe?

Aktuell musst du deine Pluxee App dafür noch deinstallieren, sie erneut aus deinem App Store laden und dich mit den bekannten Daten (E-Mail-Adresse und Passwort) erneut einloggen. Anschließend kannst du eine neue Wallet-PIN vergeben.

Wir arbeiten bereits an einer besseren Lösung.

Automatische Wertanpassung der Restaurant Gutscheine.

Bitte nutzen Sie unser Abo-Modell, um den maximalen Wert der Restaurant Gutscheine, entsprechend der lohnsteuerlichen Richtlinien automatisch und jährlich anzupassen. (Hierzu benötigen wir von Ihnen bitte schriftliche Mitteilung.)

Kann die Karte überzogen werden?

Nein, bei der Benefits Card handelt es sich um eine Prepaidkarte (Guthaben- oder Debitkarte). Sie können nur über das aktuell vorhandene Kartenguthaben verfügen. 

Kann eine Bestellung/Beladung geändert oder gelöscht werden?

Änderungen können Sie bis 22:00 Uhr am gleichen Tag an Ihrer Bestellung / Beladung vornehmen. Nach 22:00 Uhr ist Ihre Bestellung/Beladung von uns aufgenommen und kann nicht mehr verändert werden.

Bei einem SEPA MANDAT mit hinterlegtem Wunschbeladedatum können Sie bis zu 3 Arbeitstage vor dem gewünschten Beladedatum Änderungen vornehmen bzw. Beladungen löschen. 

Kann ich an der Kasse das Guthaben auf dem Benefits Pass prüfen?

Eine Guthabenprüfung auf der Karte vor Ort beim Händler ist aus Sicherheitsgründen nicht möglich. Sie können Ihren Guthabenstand jederzeit in der "Pluxee" App oder telefonisch über die automatisierte Service-Hotline abrufen. Die Hotline-Nummer finden Sie auf der Rückseite Ihrer Karte oder in Ihrem persönlichen Dashboard auf https://consumers.pluxee.de/ Die "Pluxee" App können Sie kostenfrei für iOS und Android im jeweiligen App-Store herunterladen. Die jeweiligen Links finden Sie hier unten im Footer.