7 Tipps: Mitarbeiter im Homeoffice auf Distanz führen

Zumindest scheint klar, dass eine Präsenzkultur veraltet ist und bei vielen Unternehmen auch künftig eine ausgewogene Regelung aus Homeoffice und Bürozeiten beibehalten wird. Und: In einer Sodexo-Umfrage stellte sich heraus, dass sich Beschäftige zwei bis drei Tage Homeoffice pro Woche wünschen.

Eine Regelung von „Remote Work“ bedeutet jedoch eine Herausforderung für Führungskräfte, da sie ihre Mitarbeiter auf Distanz führen (Distance Leadership) und zugleich motivieren müssen. Pluxee hat während der Pandemie einige gute Erfahrungen gesammelt, die das Unternehmen teilen und in 7 Tipps empfehlen möchte. 

1. Tipp: Kultur des Vertrauens

Selbstverständlich ist die technische Ausstattung im Homeoffice eine Grundvoraussetzung für die regelmäßige Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten und insofern für das Führen auf Distanz. Das Unternehmen muss diese Voraussetzung ermöglichen, damit Arbeitsprozesse gewährleistet werden können. Und: Es muss eine Kultur des Vertrauens vorherrschen, nur dann kann „Remote Work“ gelingen. Herrscht Misstrauen bei den Führungskräften vor, wird das Führen der Mitarbeiter nicht unbedingt von Erfolg gekrönt sein. Vorgesetzte sollten daher ihr Team befragen, wie die Arbeit am besten organisiert werden kann. Artikuliert der Mitarbeiter Bedürfnisse, müssen Führungskräfte diese ernst nehmen. 

2. Tipp: Strukturen und Verbindlichkeiten schaffen

Vertrauen steigern: Dies gelingt insbesondere durch gute Organisation und einigen Regeln zur Kommunikation. Was für die gemeinsame Arbeit im Büro gilt, ist für den Arbeitsplatz zu Hause unumgänglich. Da der "Flurfunk" und Treffen in der Teeküche wegfallen, gehen auch Möglichkeiten verloren, um auf direktem Wege einfachere Rückfragen zu klären.

Keiner soll sich im Homeoffice allein gelassen fühlen, daher sollten Führungskräfte auf regelmäßigen Austausch mit ihren Mitarbeitern achten. In erster Linie geht es hierbei selbstverständlich um fachliche Themen. Zugleich gilt es herauszuhören, ob den Kollegen Sorgen oder Probleme beschäftigen: Eine Führungskraft muss etwa eine Lösung finden, wenn ein Mitarbeiter im Homeoffice nicht zurechtkommt. Dann muss die Struktur oder Kommunikation zusätzlich verbessert werden. Der Kontakt über Telefon oder Videocall kann dann noch häufiger stattfinden. Gegebenenfalls ist darüber nachzudenken, welche Mischung aus Homeoffice und Präsenzzeiten im Büro sinnvoll ist und dem Mitarbeiter helfen.

3. Tipp: Online-Meetings mit allen Beschäftigten

Feste und regelmäßige Termine wie Daily Standups (daily), wöchentlich stattfindende Online-Meetings (weekly) und Videocalls vermitteln Struktur und Sicherheit. Hierbei können sich Führungskräfte selbstverständlich auch an Teammeetings orientieren, die bereits im Büro regelmäßig stattfinden und auf die virtuelle Welt übertragen. Sodexo hat gleich zu Beginn der Pandemie virtuelle Mitarbeitermeetings im Wochenrhythmus angesetzt, um die gesamte Belegschaft aus allen Abteilungen und Fachbereichen zu informieren sowie weitere brennende Fragen zu klären. Was ist geplant? Wo liegen die Herausforderungen und wo gibt es noch Unklarheiten?

„Mit unseren virtuellen Meetings für die gesamte Belegschaft konnten wir für maximale Transparenz sorgen, haben das Gemeinschaftsgefühl gestärkt und zugleich Vertrautheit in einer unübersichtlichen Situation geschaffen. Die Kollegen haben sich sehr gut informiert gefühlt. Obwohl die Mitarbeiter von zu Hause aus an den Meetings teilnehmen, ist ein gewisser Teamgeist zu spüren. Das ist für alle äußerst motivierend“, stellt Ulrike Zaedow, CEO von Sodexo Pass Deutschland, fest.

4. Tipp: Höflichkeitsregeln beachten

Apropos Kommunikation: Selbstverständlich sind auch bei der virtuellen Kommunikation Regeln wichtig. Höflichkeitsregeln sind dringend einzuhalten – eine gegenseitige Wertschätzung ist eine wichtige Grundlage der Kommunikationskultur. Allerdings: In Telefonkonferenzen sowie in E-Mails oder Chat-Kommunikationen gehen Emotionen verloren, das birgt die Gefahr von Missverständnissen. Wer stattdessen ein Online-Meeting per Videocall ansetzt, kann die Mimik des Gegenübers studieren und gegebenenfalls direkt nachfragen, um falsche Interpretationen auszuschließen. Es gehört zum guten Ton, zumindest zu Beginn eines Videocalls die Kamera einzuschalten und Präsenz zu zeigen. Je nach Gruppengröße und Projektthema kann die Kamera anschließend aus- und bei Bedarf wieder eingeschaltet werden.

5. Tipp: Abgabetermine festlegen, Arbeitsprozesse anpassen

Eine weitere Voraussetzung für „Remote Work“ sind festgelegte Zeiten für die Abgabe von Arbeitsergebnissen. Die klare Kommunikation von Deadlines hilft dabei, dass die Mitarbeiter Projekte sauber abschließen und Ergebnisse rechtzeitig vorlegen. Hier hilft auch eine Dokumentation, die über entsprechende Kollaborationstools oder Planungstabellen digital gespeichert wird und für alle Teamkollegen gleichermaßen zugänglich ist. Über solche Plattformen können auch Dokumente eingebunden werden, die mehrere Kollegen bearbeiten. Das ist wiederum für den Vorgesetzen hilfreich, da er einen Überblick darüber bekommt, wie der Stand der Dinge in seinem Team ist. Die Führungskraft sollte im Übrigen ein Auge darauf haben, ob die Arbeitsprozesse noch stimmig sind oder ob sie angepasst werden und eventuell Teams übergangsweise umgestellt werden müssen.

6. Tipp: Pausen und Erholung müssen sein

Ebenfalls sollten Vorgesetzte darauf achten, dass die Mitarbeiter Pausen einlegen und pünktlich Feierabend machen. Das kann insofern schwierig sein, als das mancher Mitarbeiter zu Hause über kein separates Bürozimmer verfügt und sich der Arbeitsplatz im Wohnzimmer oder in der Küche befindet – die Trennung von Job und Freizeit gelingt dann kaum noch. Als Folge können Erholungszeiten der Mitarbeiter wegfallen oder zumindest deutlich kürzer ausfallen. Die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter sollte jedoch dauerhaft gewährleistet sein. Insofern sollten Führungskräfte bei ihren Teamkollegen darauf achten, dass die Grenzen zwischen Job und Privatleben nicht zu sehr verschwimmen.

Das Thema Verpflegung muss auch im Homeoffice ernstgenommen werden, schließlich geht es mit Erholungszeit und einem Mittagessen einher. Flexiblere Verpflegungsangebote werden laut der Sodexo-Umfrage daher wichtiger, denn 76 % der Mitarbeiter im Homeoffice geben an, dass ein Verpflegungszuschuss oder eine Essenslieferung positiv zur eigenen Motivation beitrage.

7. Tipp: Mitarbeitermotivation und Arbeitgeberattraktivität steigern

Wer die agile Zusammenarbeit und Flexibilität fordert, wird auf diesem Weg mit großer Wahrscheinlichkeit auch in der Arbeitswelt nach der Pandemie weiter gehen. Teilzeitkräfte, aber auch diejenigen, die Familie und Job unter einen Hut bringen müssen, werden entlastet, wenn sie Gelegenheit bekommen von zu Hause aus zu arbeiten. Solche Regelungen als Teil der Mitarbeitermotivation erhöhen einerseits die Arbeitgeberattraktivität im Kampf um die Talente. Andererseits entsteht eine langfristige Bindung der Mitarbeiter ans Unternehmen. Ein Blick auf die Sodexo-Umfrage zeigt, dass weitere Maßnahmen und betriebliche Sozialleistungen künftig für ein Viertel der Personaler stärker ins Gewicht fallen werden.

Wertschätzung gegenüber Mitarbeitern kann gar nicht oft genug ausgesprochen und sichtbar gemacht werden. Sowohl im Homeoffice als auch im Firmenbüro wirkt sie sich langfristig positiv auf den Unternehmenserfolg aus. Für Unternehmen lohnt es sich insofern, über die Einführung von Benefits auf Basis von Sachbezügen nachzudenken.